17.5.2007 von Ingo.

Um bei großen Projekten den Überblick zu behalten, sollte schon in der Initiierungsphase des Projekts ein detaillierter Projektstrukturplan erstellt werden – am besten gemeinsam mit allen Teammitgliedern. Ziel ist es, alle wichtigen Arbeitspakete zu identifizieren und einzelnen Teammitgliedern zuzuordnen. Die Arbeitspakete werden in ein hierarchisches Baumdiagramm eingeordnet und so zu größeren Einheiten zusammengefasst. Anschließend werden die Arbeitspakete den verantwortlichen Personen zugeteilt und die einzuhaltenden Termine festgelegt. Bestehen keine großen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen, so kann man auf einen Netzplan vollständig verzichten.

Mit einem solchen erweiterten Projektstrukturplan ist sogar eine einfach Kostenschätzung nach der Bottom-Up-Methode möglich. Dabei wird der geschätzte Aufwand (Arbeitszeit und Kosten) für die einzelnen Arbeitspakete Ebene für Ebene aufaddiert. Im Wurzelelement stehen dann die geschätzten Gesamtkosten des Projekts. Nach Abschluss des Projekts dient der Projektstrukturplan als Basis für die Erfolgsmessung, indem man ermittelt, ob der geschätzte Aufwand eingehalten, unter- oder überschritten wurde.

Projektstrukturpläne lassen sich mit InfoRapid KnowledgeMap einfacher, schneller und übersichtlicher als mit anderen mir bekannten Programm erstellen. Die damit angefertigten Projektstrukturpläne werden bei einer Präsentation auch Ihre Auftraggeber überzeugen und so das Vertrauen in Ihre Arbeit und in den Projekterfolg stärken.

Doch nun zum eigentlichen Doing:

InfoRapid KnowledgeMap zeigt alle Einträge in einer tabellarischen Stichpunktliste an. Diese enthält standardmäßig Spalten für die Überschrift, den eigentlichen Text, den Darstellungstyp usw. Der Clou ist, dass Sie an jeder Stelle eigene, benutzerdefinierte Spalten einfügen können. Ähnlich wie in Excel kann jeder Spalte eine bestimmtes Zahlen- oder Datumsformat zugeordnet werden. Außerdem können Sie für jede Spalte auch noch eine mathematische Funktion definieren. So können Sie z.B. angeben, dass die Werte aller Kindelemente im Elternknoten aufaddiert werden sollen oder dass dort die minimalen und maximalen Werte der Kindknoten angezeigt werden sollen. Die Addition wurde im folgenden Beispiel für die Spalte „Kosten“ verwendet, die Min-Max-Funktion für die Spalte „Dauer“.

Die Arbeitspakete werden anschließend folgendermaßen im Diagramm angezeigt.

Die Werte aus den benutzerdefinierten Spalten werden im Diagramm als Tabelle dargestellt, wobei jeder Spaltenwert in einer eigenen Zeile steht.

Beim Einfügen einer neuen Spalte erscheint ein Dialog, in dem Sie die Spalteneigenschaften definieren können. Dort können Sie z.B. den Datentyp und das Datenformat auswählen und auch mathematische Funktionen für die Spalten definieren. Die Angabe der Arbeitsstunden und Arbeitstage ist wichtig, um aus einem Termin (von - bis) eine Zeitdauer berechnen zu können oder um mehrere Zeitdauern korrekt addieren zu können. Falls Sie als Funktion „gewichtetes Addieren“ oder „gewichtetes Aufteilen“ gewählt haben, so müssen Sie noch eine Spalte mit Wichtungsfaktoren definieren. Die Kindwerte werden dann vor der Addition zuerst mit den Wichtungsfaktoren multipliziert.

Wichtig bei einem Projektstrukturplan ist auch der PSP-Code. Er ermöglicht die Sortierung und eindeutige Identifikation der Arbeitspakete. Mit InfoRapid KnowledgeMap können Sie den PSP-Code ganz einfach hinzufügen, indem Sie eine Spalte mit dem Namen PSP-Code einfügen und dort als Datentyp „Nummerierung“ auswählen. Falls der PSP-Code in einem Stichpunkt nicht angezeigt werden soll, so müssen Sie dort ein Minuszeichen (-) in der Zeile PSP-Code eingeben. Dies gilt übrigens auch für andere, automatisch berechnete Werte. Mit dem Minuszeichen können Sie die Ausgabe im Diagramm unterdrücken. Sie können die Nummerierung aber auch von Hand anpassen. Dazu können Sie an jeder beliebigen Stelle eine Startnummer eingeben, die auch Buchstaben enthalten kann. InfoRapid KnowledgeMap verwendet diese Startnummer anschließend als Ausgangsbasis für die weitere Nummerierung.

Ein ausführliches Beispiel für einen Projektstrukturplan liegt dem Programm bereits bei.

Um den Projektstrukturplan zu öffnen müssen Sie nur die Datei BeispielProjektstrukturplan.ikm, die sich im Unterverzeichnis Beispieldiagramme im Installationsverzeichnis von InfoRapid KnowledgeMap (normalerweise C:\Programme\InfoRapid\KnowledgeMapXXX) befindet, öffnen. Anhand des Beispiels und der vorangegangenen Beschreibung sollte es Ihnen möglich sein, in kürzester Zeit ähnliche Projektstrukturpläne zu erstellen.

Falls Sie noch Fragen haben bin ich gern bereit, diese in der Kategorie FAQs zu beantworten.

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4.4.2007 von Ingo.

Beim Lernen, Wissen erarbeiten und verstehen von Texten geht man immer nach demselben Muster vor: Zunächst markiert man im Text die wichtigsten Textstellen mit einem Textmarker und notiert sich die wichtigsten Stichpunkte auf einem Blatt Papier. Wer es noch besser machen will erstellt anschließend aus den Stichpunkten eine MindMap. Genau das können Sie jetzt mit InfoRapid KnowledgeMap machen, viel einfacher und komfortabler als von Hand.

Im folgenden Bild sehen Sie bereits das Ergebnis. Links den Text, in dem Sie ähnlich wie mit einem Textmarker mit Hilfe der Maus einzelne Textstellen markieren können. Das Programm verwendet automatisch für jede Textstelle eine andere Farbe und übernimmt die markierten Stichpunkte in die Mindmap. Dort können sie per Drag and Drop neu angeordnet und formatiert werden. Das Erstellen der MindMap hat damit gerade einmal 3 Minuten gedauert.

Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie bei der Textanalyse mit InfoRapid KnowledgeMap am besten vorgehen.

Starten Sie InfoRapid KnowledgeMap und wechseln Sie zuerst zur Registerkarte “Textanalyse”. Den zu analysierenden Text können Sie entweder aus einer Datei importieren, über die Zwischenablage einfügen oder von Hand eintippen.

Um einen neuen Stichpunkt zu erstellen genügt es, einfach eine Textstelle im Dokument mit der Maus zu markieren. Die Maus arbeitet dabei ähnlich wie ein Textmarker, nur werden von InfoRapid KnowledgeMap alle Stellen im Dokument, an denen der markierte Text vorkommt, automatisch mit der Stichpunktfarbe als Hintergrundfarbe angezeigt.

Markieren Sie jetzt noch die restlichen wichtigen Textstellen mit der Maus. Standardmäßig ist die Option “Zufällige Farben” eingeschaltet, wodurch jeder Stichpunkt in einer anderen Farbe markiert wird.

Anschließend müssen Sie die Stichpunkte noch gruppieren und neu anordnen. Am einfachsten geht dies per Drag and Drop direkt im Diagramm. Ziehen Sie den Stichpunkt, der neu angeordnet werden soll, mit der Maus zu seinem neuen Nachbarpunkt. Sobald sich die beiden Stichpunkte überlappen wird ein Pfeil angezeigt, der angibt, ob der verschobene Stichpunkt links, rechts, oben oder unten von dem Nachbarpunkt eingefügt werden soll. Je nach Position des verschobenen Stichpunktes relativ zum Nachbarpunkt ändert sich auch die Pfeilrichtung und damit die Einfügeposition.

Beim Verschieben von Stichpunkten behalten Sie den besten Überblick, indem Sie zuvor in der Zoom-Combobox “Seite” als Zoomfaktor auswählen.

Sie können jedem Diagramm beliebig viele Textdokumente zuordnen. Alle Stichpunkte, die im Diagramm enthalten sind, werden automatisch in allen Textdokumenten mit der Stichpunktfarbe markiert angezeigt. Im folgenden Bild sehen Sie ein weiteres Dokument zum Thema Brainstorming, das ebenfalls dem Diagramm zugeordnet wurde.

Zum Schluss muss die MindMap noch formatiert werden. Dazu wird zunächst unter LAYOUT der MINDMAP-Modus eingeschaltet. Anschließend wird bei allen Stichpunkten außer dem zentralen Stichpunkt die STICHPUNKTFARBE auf TRANSPARENT gesetzt. Als nächstes wird bei allen Stichpunkten die Option “Breite an Text anpassen” eingeschaltet und “Titel hervorheben” im FORMAT-Menü ausgeschaltet. Zu guter Letzt habe ich noch den Zoomfaktor auf 120 Prozent und den Verkleinerungsfaktor für Unterpunkte auf 6 eingestellt und die Linienbreite auf 150 Prozent erhöht.

Und schon sind Sie fertig. Sie haben in kürzester Zeit eine übersichtliche und repräsentative MindMap zu Ihrem Textdokument erstellt. Die ideale Ausgangsbasis um den Inhalt des Dokuments zu verstehen und zu lernen oder ihn einem großen Publikum zu präsentieren. Außerdem können Sie jetzt auch ganz einfach im Dokument navigieren. Sobald Sie auf einen Stichpunkt klicken, wird die zugehörige Textstelle im Dokument farblich markiert und in den sichtbaren Bereich gescrollt. Und mit den Vor- und Zurück-Tasten können Sie zum nächsten oder vorherigen Vorkommen des Textes im Dokument weiterblättern.

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31.1.2007 von Ingo.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Hilfe von InfoRapid KnowledgeMap eine einfache MindMap erstellen können.

Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Diagramm

Schritt 2: Fügen Sie einen neuen Stichpunkt für das Hauptthema ein

Schritt 3: Geben Sie einen Text für das Hauptthema ein

Schritt 4: Fügen Sie einen neuen Unterpunkt ein

Schritt 5: Geben Sie ein Schlüsselwort für den Unterpunkt ein

Schritt 6: Schalten Sie die MindMap-Darstellung ein

Schritt 7: Schalten Sie die Darstellung des Unterpunktes auf Transparent

Schritt 8: Schalten Sie die Option “Breite an Text anpassen” für den Unterpunkt ein

Schritt 9: Übernehmen Sie die Formatierung des Unterpunktes als Anfangsformatierung für alle neu eingefügten Stichpunkte

Schritt 10: Fügen Sie weitere Schlüsselworte in das Diagramm ein

Schritt 11: Fügen Sie Unterpunkte zu einem Schlüsselwort hinzu

Schritt 12: Legen Sie die Farbe der Verbindungslinien fest

Schritt 13: Legen Sie Form und Farbe des Hauptthemas fest

Schritt 14: Vergrößern Sie das Hauptthema und verkleinern Sie die Unterpunkte

Ergebnis: So sollte Ihre MindMap am Ende aussehen

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30.1.2007 von Ingo.

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