Projektmanagement

Um bei großen Projekten den Überblick zu behalten, sollte schon in der Initiierungsphase des Projekts ein detaillierter Projektstrukturplan erstellt werden – am besten gemeinsam mit allen Teammitgliedern. Ziel ist es, alle wichtigen Arbeitspakete zu identifizieren und einzelnen Teammitgliedern zuzuordnen. Die Arbeitspakete werden in ein hierarchisches Baumdiagramm eingeordnet und so zu größeren Einheiten zusammengefasst. Anschließend werden die Arbeitspakete den verantwortlichen Personen zugeteilt und die einzuhaltenden Termine festgelegt. Bestehen keine großen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen, so kann man auf einen Netzplan vollständig verzichten.

Mit einem solchen erweiterten Projektstrukturplan ist sogar eine einfach Kostenschätzung nach der Bottom-Up-Methode möglich. Dabei wird der geschätzte Aufwand (Arbeitszeit und Kosten) für die einzelnen Arbeitspakete Ebene für Ebene aufaddiert. Im Wurzelelement stehen dann die geschätzten Gesamtkosten des Projekts. Nach Abschluss des Projekts dient der Projektstrukturplan als Basis für die Erfolgsmessung, indem man ermittelt, ob der geschätzte Aufwand eingehalten, unter- oder überschritten wurde.

Projektstrukturpläne lassen sich mit InfoRapid KnowledgeMap einfacher, schneller und übersichtlicher als mit anderen mir bekannten Programm erstellen. Die damit angefertigten Projektstrukturpläne werden bei einer Präsentation auch Ihre Auftraggeber überzeugen und so das Vertrauen in Ihre Arbeit und in den Projekterfolg stärken.

Doch nun zum eigentlichen Doing:

InfoRapid KnowledgeMap zeigt alle Einträge in einer tabellarischen Stichpunktliste an. Diese enthält standardmäßig Spalten für die Überschrift, den eigentlichen Text, den Darstellungstyp usw. Der Clou ist, dass Sie an jeder Stelle eigene, benutzerdefinierte Spalten einfügen können. Ähnlich wie in Excel kann jeder Spalte eine bestimmtes Zahlen- oder Datumsformat zugeordnet werden. Außerdem können Sie für jede Spalte auch noch eine mathematische Funktion definieren. So können Sie z.B. angeben, dass die Werte aller Kindelemente im Elternknoten aufaddiert werden sollen oder dass dort die minimalen und maximalen Werte der Kindknoten angezeigt werden sollen. Die Addition wurde im folgenden Beispiel für die Spalte „Kosten“ verwendet, die Min-Max-Funktion für die Spalte „Dauer“.

Projektstrukturplan

Die Arbeitspakete werden anschließend folgendermaßen im Diagramm angezeigt.

Projektstrukturplan
Die Werte aus den benutzerdefinierten Spalten werden im Diagramm als Tabelle dargestellt, wobei jeder Spaltenwert in einer eigenen Zeile steht.

Beim Einfügen einer neuen Spalte erscheint ein Dialog, in dem Sie die Spalteneigenschaften definieren können. Dort können Sie z.B. den Datentyp und das Datenformat auswählen und auch mathematische Funktionen für die Spalten definieren. Die Angabe der Arbeitsstunden und Arbeitstage ist wichtig, um aus einem Termin (von – bis) eine Zeitdauer berechnen zu können oder um mehrere Zeitdauern korrekt addieren zu können. Falls Sie als Funktion „gewichtetes Addieren“ oder „gewichtetes Aufteilen“ gewählt haben, so müssen Sie noch eine Spalte mit Wichtungsfaktoren definieren. Die Kindwerte werden dann vor der Addition zuerst mit den Wichtungsfaktoren multipliziert.

Projektstrukturplan

Wichtig bei einem Projektstrukturplan ist auch der PSP-Code. Er ermöglicht die Sortierung und eindeutige Identifikation der Arbeitspakete. Mit InfoRapid KnowledgeMap können Sie den PSP-Code ganz einfach hinzufügen, indem Sie eine Spalte mit dem Namen PSP-Code einfügen und dort als Datentyp „Nummerierung“ auswählen. Falls der PSP-Code in einem Stichpunkt nicht angezeigt werden soll, so müssen Sie dort ein Minuszeichen (-) in der Zeile PSP-Code eingeben. Dies gilt übrigens auch für andere, automatisch berechnete Werte. Mit dem Minuszeichen können Sie die Ausgabe im Diagramm unterdrücken. Sie können die Nummerierung aber auch von Hand anpassen. Dazu können Sie an jeder beliebigen Stelle eine Startnummer eingeben, die auch Buchstaben enthalten kann. InfoRapid KnowledgeMap verwendet diese Startnummer anschließend als Ausgangsbasis für die weitere Nummerierung.

Ein ausführliches Beispiel für einen Projektstrukturplan liegt dem Programm bereits bei.

Projektstrukturplan

Um den Projektstrukturplan zu öffnen müssen Sie nur die Datei BeispielProjektstrukturplan.ikm, die sich im Unterverzeichnis Beispieldiagramme im Installationsverzeichnis von InfoRapid KnowledgeMap (normalerweise C:\Programme\InfoRapid\KnowledgeMapXXX) befindet, öffnen. Anhand des Beispiels und der vorangegangenen Beschreibung sollte es Ihnen möglich sein, in kürzester Zeit ähnliche Projektstrukturpläne zu erstellen.

Falls Sie noch Fragen haben bin ich gern bereit, diese in der Kategorie FAQs zu beantworten.

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